A organização de eventos é uma prática extremamente importante para garantir seu sucesso. Ela envolve uma série de tarefas, como planejamento, organização e habilidade de gestão. Por ter essas diferentes atividades, ela pode causar algumas dúvidas no processo. O que deve ser levado em conta? O que deve ser retirado?

Seja uma conferência para clientes ou um encontro corporativo, a eficiência na organização é central para que você alcance o sucesso com seu evento. Por isso, deve ser investido tempo e esforço nesse processo. Tudo pensado para a base de qualquer evento organizado: a criação de uma experiência memorável.

Saiba que tem como planejar eventos com estruturas mais eficientes, e com grande capacidade de otimizar o tempo gasto nas atividades. Trouxemos algumas dicas de como deixar todo seu planejamento capaz de produzir essas experiências únicas. Tudo isso, para você alcançar a excelência em qualquer evento. Confira!

Como organizar um evento de sucesso?

A organização de eventos pode até parecer algo complexo em um primeiro momento. Isso acontece por envolver uma série de processos, que precisam se alinhar em um objetivo comum para chegarem ao sucesso. Por isso, é importante ordenar todas as tarefas-chave para ter um evento bem-sucedido.

O primeiro passo é estabelecer algumas prioridades. Somente a partir disso, a organização e gestão de eventos consegue chegar em seu objetivo principal. A definição do público-alvo está no topo da lista de preferências. Esse alinhamento é importante para conseguir entender os próximos passos para seu evento.

Após a definição do público-alvo, é hora de estabelecer o orçamento disponível para a organização do evento. Alinhar com o setor financeiro quais são os valores vai estabelecer o sucesso de sua empreitada. A partir disso, é possível visualizar as possibilidades para oferecer aos participantes.

Com o orçamento alinhado, você pode partir para o cronograma de execução das tarefas. Isso vai deixar a organização de eventos mais nítida na cabeça de todos que estão trabalhando para sua efetivação. Nesse ponto, você consegue ver os prazos para convites de autoridades e para contratação de fornecedores.

Aliás, os fornecedores são o último passo dentro da organização de eventos. Com todos os pontos alinhados anteriormente, os organizadores podem buscar os melhores fornecedores. Isso tudo, conforme o orçamento, público-alvo e o cronograma para sua execução.

Todos esses pontos são essenciais para garantir o sucesso de quaisquer eventos ao vivo. Um planejamento adequado contribuiu para o êxito de qualquer coisa, inclusive para eventos.

Como criar roteiros para organização de eventos

Para que todos os pontos anteriores sejam cumpridos corretamente, é importante construir um roteiro. Elaborar esse documento corresponde a colocar no papel todas as informações pertinentes ao evento, como cronograma específico e geral, além dos objetivos dessa empreitada.

Para iniciar o roteiro para organização de eventos, comece estabelecendo seu objetivo. Coloque no papel o que você pretende alcançar com essa realização. Eles são variados, desde o lançamento de um produto até reforçar a imagem da marca. Por isso, é necessário alinhar esse objetivo.

Depois desse ponto, a organização de eventos entra nos pontos que descrevemos anteriormente. A definição do público-alvo é crucial, pois todo o evento vai ser realizado pensando nessas pessoas. Depois disso, a equipe pode alinhar as estratégias de divulgação, o formato do evento e a localização.

Dentro disso, o roteiro deve levar em conta alguns aspectos. O principal é montar um cronograma detalhado com horários e duração de cada parte do evento. Nisso, deve incluir intervalos, sessões de palestras e apresentações, atividades interativas e outros elementos planejados.

O importante para a organização de eventos é garantir que ele tenha uma sequência lógica e fluída entre todos os seus segmentos. Isso envolve alinhar as atividades com o público, além de promover um ambiente que seja adequado para os objetivos propostos.

Além disso, tem como organizar eventos a partir de alguns detalhes centrais. Separamos alguns deles a seguir. Confira!

Garanta que a logística seja bem feita

O sucesso na organização de feiras e eventos está diretamente relacionado à eficiência da logística. Isso é, o planejamento deve garantir que todos os aspectos logísticos estejam alinhados com o roteiro proposto.

Isso envolve contratar fornecedores confiáveis para todos os setores. Por exemplo, seu evento conta com transmissão em tempo real das mesas e palestras. A organização deve garantir que tenha uma equipe confiável que vai gerir os serviços de áudio e vídeo, além de assegurar sua transmissão via internet.

A contração de fornecedores de confiança também valem para os serviços de alimentação e transporte, por exemplo. Outro ponto é coordenar as necessidades técnicas, como instalações elétricas, estruturas de palco, equipamentos de som e iluminação.

Por fim, tenha alinhado os locais de acomodação dos palestrantes. Opte por hospedagem que sejam próximas ao evento, para conseguir diminuir os custos e potenciais atrasos em deslocamentos.

Gerencie os riscos e as contingências

No meio da organização de eventos, é sempre necessário contar com os possíveis riscos. Atrasos no deslocamento de palestrantes e dificuldade no acesso aos participantes são alguns exemplos.

Para isso, é necessário elaborar planos de contingência. Isso já deve entrar no roteiro para organização de eventos, alinhando um plano de segurança e saúde para todos os participantes.

E qual a diferença para a organização de eventos corporativos?

Além de saber como planejar eventos, você deve entender a diferença entre eles. A principal é saber diferenciar a organização de um evento corporativo para um social. Um evento desta linha diz respeito a casamentos, festas de aniversário, formaturas, entre outras.

Já os eventos corporativos são os congressos, workshops, feiras e convenções. Cada um deles possui suas próprias características, além de serem destinados para objetivos difusos. Veja algumas delas a seguir!

Congresso

O congresso é um evento planejado para contar com várias atividades, em um período curto e pré-determinado. É o tipo de evento mais comum na área corporativa. Eles englobam atividades como:

• Mesas redondas;
• Conferências;
• Debates.

Workshop

Workshop são cursos destinados a um público específico, com uma temática alinhada aos objetivos desse curto. O objetivo é ser algo como uma “oficina”, em que os participantes aprendem tanto a teoria quanto a prática de alguma atividade. Ele é muito utilizado dentro das empresas, para treinamento de pessoal.

Feira

A ideia da feira é simples. Trata-se da exposição de diversos produtos em um mesmo espaço, com objetivo de apresentar para o público os últimos lançamentos ou um posicionamento estratégico da marca. São convidados diversos negócios para exporem, conforme o objetivo desta feira.

Convenção

Já a convenção possui uma estrutura muito parecida com o congresso. Porém, a diferença é que esse tipo de evento procura uma maior interação entre os participantes. Por conta disso, essa estrutura é muito usada para interação entre os colaboradores de uma empresa, por exemplo.

A organização de eventos envolve uma série de fatores, que devem ser alinhados desde cedo. Para ajudar você nessa tarefa, conte com as soluções da Promoin. Nosso sistema de gestão de agências de live marketing permite que você controle todas as áreas e processos de um evento.